快遞100「百遞雲•企業快遞管理SaaS」助力名創優品節省對賬時間1728h

　　MINISO 名創優品

　　需求洞察

　　寄件難降本、到件難規範、對賬難提效

　　名創優品自2013年在廣州開設門店以來，憑借其高性價比産品、頻繁推出新品以及采用加盟模式，實現了迅速擴張。截至2024年上半年，名創優品集團的全球門店數量已經超過了7000家。

　　在企業快遞管理方面，面臨寄件難降本、到件難規範及對賬難提效的挑戰。基于以上需求，名創優品急需一個集成化的快遞管理系統，以簡化寄件流程、提高寄件記錄的準确性、增強安全性，并簡化賬單核對的過程，從而提升整體工作效率并改善員工體驗，尤其是需将行政人員從繁瑣中解放。

　　寄件難降本

　　員工缺乏統一寄件平台，原先的寄件流程為員工通過快遞公司的小程序寄送包裹，然後在辦公自動化(OA)系統中提單記錄，這種方式導緻下單與提單在兩個獨立的平台上操作，效率低下且容易出錯。缺乏統一寄件平台，從而出現寄件記錄不準确、月結賬号全員開放存在外洩風險、寄件人使用花名追溯困難、部門間的費用分攤不明确等問題。這些問題不僅增加了行政管理的工作負擔，也影響了公司的整體運營效率。

　　到件難規範

　　每天接收大量的快遞，其中不乏匿名或隐私面單，這給前台工作人員帶來了巨大的挑戰，因為他們難以根據面單信息直接聯系到具體的收件人。這種情況不僅造成了快遞在前台的長時間滞留，降低了員工體驗，還對公司的形象産生了負面影響。同時，由于缺乏嚴格的到件管理制度，有時會出現其他公司的快遞被錯誤地送到名創優品的快遞間，導緻外部人員頻繁進入公司内部區域，增加了安全風險。

　　對賬難提效

　　為了更好地控制快遞成本并确保每筆開支合理，公司不得不每月投入大量人力資源來核對快遞賬單。尤其，伴随着國際業務不斷擴張，帶來國際快遞寄件的大量需求，卻缺乏系統統一彙集國際寄件數據的工具。在沒有統一管理系統的情況下，這項任務既耗時又費力，而且由于缺乏有效的審核标準，賬單核對工作變得十分被動。這不僅使得賬單分拆和确認過程複雜化，還可能導緻費用異常情況未能及時發現。例如，公司曾因為未能及時發現快遞公司的超額收費而損失超過2萬元。

　　解決方案

　　企業快遞管理全流程數字化

　　集成協同辦公平台，寄件下單統一管理

　　「百遞雲·企業快遞管理SaaS」支持多品牌月結賬号綁定，員工使用企微/飛書賬号登錄系統，可以在統一入口完成寄件，下單時自動關聯公司月結。此外，月結賬号不再對全員公開，有效避免了因月結賬号外洩而帶來的一系列問題。

　　在月末與快遞公司對賬時，對賬人員可以一鍵導入快遞公司賬單，無需手動拆分，系統會将賬單留底數據與快遞公司賬單進行雙向智能核對，并自動标記出異常訂單。對賬人員隻需關注并處理這些異常數據，即可完成對賬工作，對賬完成後還可以按部門導出核算費用。

　　到件自動通知，簽收留痕全程閉環

　　「百遞雲·企業快遞管理SaaS」正式啟用後，名創優品規範了所有合作快遞員的派件操作。快遞員通過企業快遞管理APP操作OCR掃描入庫，系統自動匹配收件人并發送到件通知，減輕了前台同事逐個通知員工取件的工作量。若收件人當天忘記領取，系統的自動催領功能也能及時再次通知員工領取。

　　快遞員在使用企業快遞管理APP進行入庫操作時，能夠通過掃描信息快速識别該收件人是否為名創優品的員工。

　　智能雙向對賬，财務自動核算

　　在采用「百遞雲·企業快遞管理SaaS」之後，所有快遞訂單的狀态和費用都被記錄下來。下單時，系統能夠自動記錄實際寄件人，并自動劃分費用歸屬，從而形成一個系統化的賬本。

　　通過導入各快遞公司的賬單，系統能夠自動進行智能核對，生成準确無誤的最終賬單以及各部門的賬單明細。

　　企業快遞管理數字化價值

　　快速消除企業快遞管理盲區與生産力黑洞

　　通過本次項目的實施，名創優品實現了企業快遞管理的全流程數字化，建立了寄件的統一入口，确保寄件和到件操作均可追溯，最終解決了對賬難題，大幅減少了行政人員的工作負擔，提升了工作效率并降低了人員流失率。

　　寄件路徑完整可查，系統數據清晰明了

　　與企微/飛書協同辦公平台無縫集成，實現了一套系統集中管理所有快遞，企業可以随時獲知員工寄件情況，方便對快遞物流軌迹的統一跟蹤和寄件行為的前置化管理。月結賬号與企業綁定，無需對全員公開，員工無感使用月結賬号完成寄件，這樣做能大大降低月結賬号被違規使用的風險。

　　到件管理安全規範，系統操作自動高效

　　支持快遞掃碼入庫、面單信息自動識别，快遞歸屬自動匹配，包裹編碼自動生成，消息自動通知。同時，根據企業配置，提供自行簽收、掃碼簽收、高拍儀出庫、快遞代領等多種簽收方式，實現到件-通知-簽收流程的閉環，方便在丢件時進行快速溯源。

　　這一操作不僅提高了快遞員的派件準确性，還杜絕了外部人員頻繁出入的問題，使得整個到件管理流程更加安全、規範化。解決了到件滞留問題，這也意味着極大減輕了對賬人員的工作量。

　　對賬效率提高，年節省1728小時

　　快遞公司賬單的雙向核對不僅提升了賬單數據的準确度，還極大提升了對賬效率，每年預計可以節省1728小時的對賬時間。這一改變有效緩解了因快遞管理難度大導緻的人力成本過高以及行政人員頻繁流動的問題。

　　快遞100緻力于通過「百遞雲·企業快遞管理SaaS」這個一站式企業快遞管理平台，引領行政數字化升級，用數字化和智能化解放3000萬行政人員，讓行政從繁瑣、重複、低價值、手工勞動中解脫出來，轉型為規則制定者、系統規劃者、分析評價者，提升成就感和價值感。