每月處理上萬張報銷數據及憑證,統共需要幾名财務才能完成?一家老牌建築工程企業中電建設,給出的答案是隻需2名。
這家企業就是中電建設系統工程有限公司(CESEC,簡稱“中電建設”),其隸屬于中國電子信息産業集團有限公司,其前身是1975年成立的中國通訊工程公司。在2016年重組分立。
中電建設承繼高科技工程闆塊優勢資源,緊跟現代數字城市建設步伐,在大健康、數據中心、半導體、新能源、國防科工等領域占據優勢,專業提供工程咨詢、工程設計、項目管理、設備采購、建造安裝、設施運行維護等全方位專業承包和工程總承包服務,緻力于成為高科技産業細分領域系統服務商。
通過堅定地走“支出管理數字化升級”的道路,如今這家企業僅需2名财務便能處理全公司近千名員工的報銷,而且基本不用加班。從每月全國各地、上萬條費用報銷數據的分散化管理,到直接“幹掉報銷”,這家老牌建築工程企業已先于行業掌握了支出管理的勝負手。
01 每月處理上萬條費用報銷隻是“小場面”
“目前,我們每月上萬條費用報銷的審核和處理,隻需2名會計财務就能搞定。”中電建設總會計師吳尉自豪地表示道。但這如果放在以前,是想都不敢想的事情。
中電建設在新能源、數據中心等高科技工程業務的戰略傾斜迅速為這家企業帶來業務的快速起量,在全國各地承接了近百個建築工程項目。可每個工程項目都是“複雜體”,費用支出類目龐雜,包括但不限于建築原材料的采購、分包隊伍競标及選定、項目現場臨時搭建活動闆房等,更是包含工程人員頻繁出差産生的大量差旅支出。
作為一家建築工程公司,80%的工程人員占比對中電建設雖然不是稀奇事,但如何管理大量工程人員日漸增長的費用支出,便成為了該公司财務團隊面對的新課題。
“中電建設的項目遍布全國各地,且不同地區特點不一,總部财務要去管理分散項目團隊的費用支出,其實面臨很大挑戰。”吳尉表示。在使用分貝通之前,中電建設的工程人員隻能通過“老辦法”先自行墊資後報銷,還要把整理好的報銷統一寄給總部财務。正因如此,在業務增速帶來費用支出大的趨勢下,基本每個月,财務團隊管理員工報銷的專員都會收到非常多的報銷單。财務需要盡快進行審核,如果遇到一些問題發票,還需要反複溝通再寄回,實在是費時費力。
這種狀況在中電建設使用分貝通平台後,得到了明顯改善。“我們的員工可以通過分貝通App内完成機票、酒店、火車、用車等多場景的高頻因公消費,不用墊資也不用報銷了;事前管控及規則前置模式,也讓審批流程也更加完善、高效、可控。”中電建設财務管理部經理陳華添表示。
不僅如此,原本财務審核借款和核銷數據匹配等巨大的工作量也顯著減輕。“我們一般的業務量可能每個月大概要有一萬多條數據,如果這些數據不是通過分貝通‘幹掉報銷’這樣一個模式來解決的話,那可能就會變成1萬多張的憑證,這個量其實是非常大的,所以我們現在雖然規模這麼大,但隻需要兩名同事管理報銷就足夠了。”吳尉這樣表達。
02 一些“暫時無法被幹掉”的報銷管理起來更得心應手
解決了異地報銷、報銷量大的問題,特殊情況下産生的費用支出管理也一直讓中電建設頭疼不已。
“由于中電建設的一些建築工程項目分布在相對偏遠的地區,常見的線上消費場景如用車,甚至是臨時材料采購需求,隻能在線下完成。”
中電建設财務管理部副經理魏朋介紹道。可脫離管控式的支出也常常讓财務感到頭疼。比如根據差旅信息看到某員工是去上海出差,但報銷中卻“混進了”成都的餐票。由于中電建設的報銷系統和申請系統、預算管理系統相互割裂,财務一方面無法拒絕“看似合理理由下,支出不透明”的報銷申請,另一方面消費管控也容易存在盲點。
具體到日常管理中,陳華添表示,中電建設以往的費用報銷呈現三個特點:第一,審核周期較長,一般需要1-2周;第二,票據審核壓力大,通常需要财務人員憑經驗人工校驗合規性;第三,對票據的附件整理和完整性要求較高,不支持跨項目報銷。
雖然分貝通以場景聚合優勢實現了90%場景的幹掉報銷,但仍有如上述情況在内的10%需要報銷解決。如今,分貝通不斷完善費用報銷解決方案,通過OCR技術自動、多維度校驗發票合規性,能夠大大提升财務處理效率;更支持混合報銷,即一趟行程中,不同墊資方式的因公支出通過一份核銷單即可搞定,在幫助員工省去按費用類别報銷麻煩的同時,真正幫企業推動員工完成“一事一報”,減少跨項目報銷,每趟差旅支出也更透明、可控。
此外,很多員工更适應電腦填寫報銷的方式,在分貝通他們可以通過PC+手機雙端完成報銷,雙端數據還會實時同步,随時切換報銷姿勢也非常靈活,效率更高。
針對消費管控的問題,其關鍵是解決員工對企業差旅規則理解不一,預算意識弱等問題,因此消費常超支的情況也時有發生。通過幹掉報銷模式,分貝通能幫助企業更多員工主動于分貝通App内消費,那些之前理解不了的差旅政策,現在輕松遵守。如遇超規消費,員工隻需靈活、快捷的申請,通過後便可繼續完成消費。“對于超規消費部分,企業可通過靈活配置安排員工個人支付或企業支付。這一方式極大改變了傳統預算管控的滞後性,不再是先花再管,而是管與花并行,還能實時預警超支情況。”魏朋這樣說。
03 數據分析除了行為洞察還能發現員工身上的閃光點
企業财務管理數字化升級的重要性,不單單是解決支出不透明、報銷量太大等問題,更體現在充分調動支出數據未被開發的價值上。但這一切的基礎源自足夠全面的數據覆蓋。
“使用分貝通一段時間後,通過平台提供的覆蓋機票、酒店、火車等商務消費場景的覆蓋,以及費用報銷模塊,我們驚喜地發現,員工越來越多的消費數據沉澱在分貝通系統内”,陳華添談到,“這則幫助财務團隊實現了更全面、直觀、及時了解費用支出情況的核心訴求。”
在原來,事後管控的方式,員工支出的數據難免摻雜水分,再加上預算和支出的不均衡,用事後收集到的數據分析其實沒有任何意義。“申請和管控之間如果沒有關聯,哪裡預算需要調整,哪裡更有節省空間,我們也無法明确”,魏朋解釋道。其實在今年一季度,中電建設便有意自己搭建數據分析能力,可這種能力的建設是個大工程,當前的團隊沒有額外精力應付。“正當我們一籌莫展的時候,分貝通上線了在線數據分析功能,我們沉澱在分貝通平台數據的價值真正意義上被調動起來。”魏朋提到。
以酒店差标制定為例。通常财務團隊在一開始無法一下就對酒店價格情況有全面的了解,導緻不同酒店住宿标準的制訂,總和實際情況有一些出入。“北上廣的酒店到底有沒有想象中那麼貴?哪些酒店員工更喜歡選擇...在嘗試了解員工的這件事上,我們從不馬虎。”通過分貝通在線數據分析功能,中電建設的财務已經通過大量的行為數據分析,鎖定了不同城市的住宿消費标準。“現在再遇到對規則的質疑,我們擺事實講道理,底氣更足了。”魏朋表示。
“也正是通過在線數據分析功能對消費行為的分析,讓我們還發現了員工身上的諸多閃光點。”有淩晨3點鐘從項目收工回家的工程師,有淩晨4點鐘起來趕飛機的銷售,一個事業部的領導一個月有23天在外跑項目...“正因為他們的風雨兼程、日夜拼搏,也讓我們更堅定公司發展的可期未來。”魏朋補充道。
“現在我們每個月都會向管理層提供員工消費行為報告,說一說我們管理中的問題,并可直接針對問題提供可落地的建議。一些建議的落實已得到印證。”陳華添指出。如今這家老牌企業通過分貝通的幹掉報銷模式,正在從根本上解決之前異地報銷、支出不透明、預算管控力弱等需要财務大量精力投入的工作,掌握了更高效的企業支出管理勝負手。“分貝通的核心價值是幹掉報銷,但也不止于幹掉報銷。”吳尉給出了自己的見解。老闆滿意,員工認同,中電建設的财務團隊也在逐步釋放更多價值,賦能中電建設更可持續的經營。
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