四招緻勝大型維修項目

　　作者:DaveBullard,甲骨文建築與工程全球事業部(CEGBU)産品與行業策略總監

　　能否可靠安全地為客戶提供電力能源,是公用事業企業生死存亡的關鍵。但事實上,這些企業常常不得不出于計劃或意外,暫時關掉能源設備,這些情況既包括計劃性的維護工作,也有臨時出現的設備故障或飓風、野火等無法預料的自然災難。

　　大修類項目通常極為複雜,各方利益相關者都會高度關注如何在盡量縮短設備停運時間,按預算完成任務的情況下,确保零安全事故。即使是計劃性的維護,也需要在盡可能短的時間内,完成一系列特定且高度協調化的技術措施。

　　不僅如此,這類項目的工作範圍往往很難界定,而且常由于方法過時,執行中的變化也很難得到适當管控。這些因素都大幅度降低了項目進度的可見性,導緻成本超支和進度超期。妥善管理的缺乏,對項目盈虧、股東價值甚至企業聲譽也造成了一定程度的風險。

　　不過,合理的詳細規劃和嚴格的實施流程可以有效改善情況,幫助企業更有預見性地管控複雜挑戰,從而降低大修項目的風險。以下4種經過驗證的方法,可以助力項目管理者成功實施項目,實現所有利益相關方的目标。

　　1.借助技術手段實現項目可見度和生産力的大化

　　大修項目中,項目管理者需要一個一體化技術方案,這與項目實施人員和其他各種資源同等重要。如果沒有部署到位的技術工具(包括提供全面移動支持的解決方案),一些重要的需求,例如進度協調和可付諸實施的數據管理,就無法得到滿足。

　　要想在數字化時代獲得成功,效率、透明度和可追溯性三者的實現變得極為重要。如果一味推遲采用現代化一體化工具和實時信息分享,企業将會處于競争劣勢,從而面臨不必要的财務風險。

　　盡管業界在數據采集和分享流程方面已經取得了很大進展,但一些公用事業企業仍然使用過時的制表軟件和獨立化的方法來記錄項目信息。這就導緻了透明度的缺乏,讓利益相關者無法基于實時數據做出重要決策并确保準确、按時的項目執行。總之,這将延緩開工的進度。但如果采用統一的項目管理平台,各團隊即可實時追蹤工作進度,從而全面提升企業的協調性和組織能力。

　　如今,利益相關者可選擇同時打開多個進度表,并查看單個“集成的”關鍵路徑以及資源狀态(例如差額、加班和不同的時間需求等)。停運期間将産生多個單獨的項目,因此實現同時查看所有獨立項目的進度,并将其整合為全面統一的進度表十分必要。項目可見度得到提升後,項目管理者可更好管控所需數據,協助加強大修項目的可預測性,在當前以及未來的項目中發揮積極作用。

　　為了有效滿足項目可視化的需求,現在有許多強大的分析和報告工具可以輔助團隊更好管理項目生命周期内的工作職責,包括估算、審核和進度表數據(進度表健康狀況、資源信息和重要日期等)。這些信息可以幫助利益相關者們在企業内提高透明度,管理層也可做出有效決策,提高施工能力。例如,項目管理者可使用計劃工具避免在一個地方安排兩個施工團隊,或在一個團隊的施工上方安排其他團隊,以确保效率和安全性。

　　2.遵循既定方案

　　管理和優化工作範圍是成功的第二個關鍵要素,這一方法将确保項目在正确的時間掌握合理數量的有效資源并順利實施,同時避免不必要的開支。終确保項目産出多的有效工作時間并收獲大的整體價值。

　　大型維修項目常常涉及數萬項工作,卻隻有很短的時間周期。每一階段都涉及諸多專業技術人員的管理,以及相應配件/設備的配送。因此所有的細節必須提前确定且妥善安排,以确保項目順利實施,避免代價高昂的延期。例如,在設備停運前,各個地區獨立系統運營商(ISO)需要同意相關方案,以确保該區的電力供應不會出現突然短缺。重要的是,企業需要确保停運時間與計劃一緻,因為這是總體停運規劃流程的基礎。

　　利益相關者們需要明确的是,大多數的大修項目偏離軌道的原因是未能防止需求範圍的變動。如果決策者允許項目的初始目标在工作進行期間擴大,那麼項目很可能會超期和超出預算。需求範圍變動的常見原因之一就是利益相關者間的協調不足。

　　為了防止或小化需求範圍的蔓延,項目管理者必須提前梳理出所有利益相關方并讓他們參與到項目的初始規劃階段,以确保所有人都了解并同意終目标。因此,比較好的解決方法之一就是讓業務範圍内的每個項目都與STO的業務目标建立至少一個直接關聯,對其進行實時追蹤,與預算和終期限進行實時對比,終反饋給采購部門。

　　3.主動制訂計劃

　　盡管潛在問題無法全部被預測,但主動預估風險并事先采取相應解決方案十分必要。通過主動掌握計劃外或現場“緊急”工作,項目管理者可以并應該迅速察覺大修項目期間可能出現的問題,制訂應急方案。

　　為了确保計劃的全面、可靠,其中必須包括幾個重要元素:靈活的計劃情景、對突發事件的修正措施,以及對無法控制的延遲情況的預見與處理方式,例如極端天氣條件。如果無法掌握這些現實因素,項目也将可能面臨延期并給各相關方帶去麻煩。這也再次說明,讓所有利益相關方在項目開啟風險管控之前達成一緻的重要性。在擁有了恰當的工具和流程之後,大修項目的管理者即可及時、審慎、知情和透明地進行有效響應。

　　其實,需求範圍的變動也常常是在例行檢查中發現的。設備經過多年運行後,産生嚴重損耗并不稀奇。例如,鍋爐部件、蒸汽彙集器或重要的管道在檢查後發現需要進行的修理比預期多很多。這可能會導緻焊工技術人員短缺,使人力成本增長,因此無法把時間用在計劃性基礎工作範圍内。更糟糕的是,電力系統或變壓器可能會出現故障迹象,或者渦輪機未在規定時間停止,造成安全和環境風險。

　　在所有情景中,企業對這些變化的反應是一切的基礎,對終的成功和對預期情況的管理都有至關重要的影響。通常比較好的做法是:每天召開2-3次工作調整會議,評估相關狀況并調整資源配置,确定是否可以妥善地削減需求變動,修訂項目目标完成日期。這也再次說明,恰當的技術手段可以發揮重要的作用,幫助利益相關者評估所有時間因素,幫助人力和财務資源實時做出明智的決策。

　　4.保持可見性,進行持續改進

　　大修項目通常具有反複性,而且類似設備可能呈現相似的運行和健康狀況,因此公用事業企業必須充分利用企業範圍内公開的項目信息,包括做到很多其他人無法完成的一點,即從一至二進行增量式改進。而在更多情況下,大修項目被建立在孤立的、無關聯的實施方法上,這使得規劃與實施過程出現瑕疵以至于企業無法有效地追蹤項目表現,汲取經驗教訓,将其用于未來的項目中。

　　在設備層面,平均每3-6年就會出現大型維修,公用事業企業每年(春季和秋季)都會有多個大修項目同時進行。企業必須确保之前項目的所有方面(包括相關措施、事故、範圍變更和超越限度)都進行統一的存儲和分析,并可随時供未來的項目參考。企業不應該把大修項目當作是始于計劃、終于執行的單一過程。相反,大修項目是一個持續的循環性維護過程,它通過安全、高效、審慎的維護,在可預測現金流和完成時間的前提下,直接影響企業向利益相關者交付的價值。

　　通過提供正确的細節與粒度恰到好處的詳盡使用分析,技術手段可以實現成功交付。相關解決方案可根據主要的停運節點(例如将渦輪機放在盤車裝置上和氣體路徑釋放)追蹤實時進度,同時提供用于情景規劃的可視性。無論是完成還是未完成計劃,利益相關者均可實時分析問題出現的原因,做出知情決策,回歸正常的軌道。此外,在項目完成後進行全面的分析和評估時,大修項目管理者也可更好地計劃未來項目的實施。

　　對于公用事業行業來說,恰當地管理大修項目(涵蓋工作範圍、成本、進度、風險和變更)一直都會是一個重大挑戰。但通過成功地應用以上佳實踐,企業可以戰勝這些挑戰,在計劃性和非計劃性事件中獲得成功,從而順利地開展當前項目,改進總體規劃過程,盡量減少代價高昂的延遲情況。