會議效率低?今目标教你高效腦暴會的正确打開方式

2023-03-07 14:19:24 來源:IT專家
        【每日科技網】

  頭腦風暴,Brain-storming,最初是指精神病患者的精神錯亂狀态,如今則多指無限制的自由聯想和讨論:一群人圍繞一個特定的議題,通過讨論産生新觀點或解決特定的問題,類似于我們中文裡的“集思廣益”。

  這曾經是一種非常時髦的議事方法,不再局限于上行下效的指派工作,猶如亞瑟王與他的圓桌騎士一樣,摒棄了地位差異和君臣之别,每個人都是平等的,誰都可以暢所欲言,思想的相互碰撞,最不經意的一句話都可能點燃燎原的烈火,像是南美洲的那隻蝴蝶,煽動了一下思維的翅膀,就能引發一場名為“創新”的風暴。

  然而時至今日,“頭腦風暴”經過近一個世紀的發展變革與本土化浸染,可能已經逐漸成為了最不受廣大白領們歡迎的會議模式了。

  “上帝說,要有光,于是就有了光”,老闆說,要一個新方案。你抓耳撓腮的冥思苦想,也難以從僵化的思維中再榨出任何一滴創造性的檸檬汁,同行競品的策劃案也早就都抄了一個遍。

  于是,你做了一頁ppt,上面隻寫了“頭腦風暴”四個大字,再把十幾個和項目有關的同事關進會議室,逼着他們造幾個看起來“創新”的金點子。寫幾個關鍵詞、畫幾張思維腦圖,大眼瞪小眼的讨論了一個下午,渾渾噩噩的熬到下班,自己也不清楚究竟撞出什麼火花了。

  第二天,事如春夢了無痕,自己都開始懷疑那場會議是否真正的發生過...不知從什麼時候開始,“頭腦風暴”變成了一種新的上班偷懶法。

  一、集體行動困境——新時代的“大鍋飯”

  一個和尚有水喝,兩個和尚挑水喝,三個和尚沒水喝。當我們以團隊為單位進行一項工作的時候,1+1有的時候竟然等于0.5。具體是工作事務尚且如此,更何況隻是思想的碰撞。在旁觀者效應的作用下,共同的責任就等同于沒有責任,是個人都會不自覺的“渾水摸魚”。

  隻需要針對那些細枝末節的地方發表點兒看起來像是“真知灼見”的言論,适時的贊同或反駁一下你的同事,就足以裝成一個努力思考的參與者了。反正,隻要能激起“風暴”就夠了,沒人在乎結果。對于内向的成員來說,基本上就更是渾渾噩噩的“聽會”了。

  二、高自尊的人際困境——圓桌之外還是金字塔

  “暢所欲言”是真,誰都可以提出自己的金點子,然而“各抒己見”可就未必了:不是所有人都敢于反駁自己的同事或領導,尤其是好面子的中國人,畢竟出了會議室,你回的是大工區,領導回的是總裁室。

  上下級的思想鋼印早就刻在每個人的意識裡,最後難免變成“一言堂”,誰的官兒越大,他點子的含金量也就越高。無差别的讨論也變成了一方對一方的妥協與讨好。

  三、脫産型會議——隻有“疲勞”沒有“功勞”

  開會,更多的是“定方向”、“做計劃”和“下決策”,而非“執行”。确定方向确實很重要,但如果沒人去擡腿邁步,就永遠是原地打轉。給每個人表達自我的機會,一場會議十幾個人,每個人說上2分鐘,半個小時就過去了。如果趕上公司“業務繁忙”,連着開上三場會,的時間基本上就聊過去了。因為開會擠占了原本用來創造價值的時間,本末倒置。

  我們會發現,錯的不是“頭腦風暴”,而是沒有效率的“會議制度”。

  如何開一場有結果、高效率的腦暴會呢?

  01明确目标與議題

  一場好的頭腦風暴是從對問題的準确闡明開始的。因此,必須在會前确定一個議題,更加具體的議題能快速産生針對性的方案,而相對抽象的議題,則更富有創造性。因此會議組織者一定要清楚的知道自己究竟想要什麼樣的結果。

  02會前的準備

  一份回顧了超過800個團隊的大數據分析表示:當人們不與他人交流時,自己可能會獨立創作更多的好點子。交流則是為了确定可行性并繼續進行優化。提前告知參會者要讨論的内容,給予他們獨立思考的時間,才有利于産生高質量的設想。

  使用今目标的【台曆】功能,可以方便的組織會議:設置參會人員、時間、共享主題等。提前訂好會議主題,讓參會者有時間進行思考。

  将台曆共享,可以輕松的實現”會議通知“的需求。會議即将開始前,系統還會再次發出提醒。

  03精選人員

  6到7人是效率的腦暴陣容,最多不宜超過12人。人少利于碰撞,人多了又太過低效。

  04會議記錄與總結

  會議沒有結果,就等于一場集體劃水的辦公室事故。記錄是必然的,而如何從這些雜亂無章、天馬行空的點子中熔煉出具體的計劃與方案,才是會議發起者能從會議中獲取的價值。

  使用今目标【備忘】功能創建新的備忘,無論是會前的議題還是會後的記錄,都可以共享給團隊成員。

  團隊成員可以在“評論”中留言,針對議題進行補充和修正。

  工作過程中通過備忘進行相互協作讨論,但某一階段某個人可能會删除或修改自己之前的評論記錄,導緻讨論過程出現缺失,使用“上鎖”功能,保證讨論的完整性。

  今目标自2005成立起,始終緻力于通過其獨特的技術,連接一切與工作相關的人,事,工具,企業。強大的辦公管理工具集合,配合先進的企業管理思維,将大大提升企業内外的管理與協同效率。

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